SO/Workflow er et allsidig verktøy for å styre prosjekter i SuperOffice. Det inneholder prosjektarkiv, prosjekthåndbok (fremdriftsplan), prosjektrelasjon og Mine Prosjekter. I denne artikkelen vil vi vise noen eksempler på hvordan hver enkelt delmodul brukes i praksis av oss selv og våre kunder.
| Prosjekttype |
|---|
| Et sentralt begrep i SO/Workflow er prosjektets Type. Prosjektarkiv og prosjekthåndbok genereres automatisk utifra malprosjekter, basert på denne typen. Et prosjekt av typen «Boligbygging» får derfor et prosjektarkiv og prosjekthåndbok som passer til boligbygging, mens de av typen «SuperOffice-installasjon» får en helt annet oppsett. Dette går vanligvis automatisk, men prosjekteier kan overstyre standarden. |
| Arkivet |
|
Prosjektarkivet er en måte å organisere dokumentene fra SuperOffice i en trestruktur (mappestruktur) slik de fleste kjenner fra vanlig Windows Utforsker. Alle dokumenter ligger i SuperOffice dokument, og vises under fanen Aktiviteter som ellers, men i tillegg kan dokumentene lagres i trestrukturen. De fleste bruker denne strukturen for å gjennomføre en ny arkivstandard, eller å videreføre eksisterende manuelle arkiveringsnøkler. Det fører til at ogå SuperOffice sine dokumenter kan gjenfinnes under «3.2 %u2013 Kontrakter». Kunder med vel utarbeidet HMS / KS -systemer bruker som regel å innføre arkivstandarden derfra direkte inn i Prosjektarkiv. I hver enkelt folder / mappe i trestrukturen kan vi tilordne en av SuperOffice dokumentmaler. Det vil si at hver gang det lages et dokument basert på denne malen legges dokumentet automatisk inn i denne folderen. F.eks: Dokumenter basert på malen «Kontrakt %u2013 kunde» legges automatisk i katalogen «3.2 Kontrakter» |
| Håndboken |
| Prosjekthåndboken er rutinebeskrivelsen som forteller hvordan dette prosjektet skal gjennomføres. Hvilke aktiviteter og dokumenter skal utføres / lages i hver fase av prosjektet, hvem har ansvaret og hvem er de eksterne kontaktene som aktivitetene retter seg mot. For hver fase (prosjektstatus) vise det alle aktiviteter og dokumenter som skal gjennomføres i kronologisk rekkefølge. Hvilke kontaktpersoner som dokumentene skal utstedes til, og hvem som har ansvaret for å gjenommføre dem og endelig hvilke tidsfrister som gjelder. Ved å registere riktige prosjektdeltagere, slik som oppdragsgiver, byggherre, kontakt-bygningsrådet, osv.., kan håndboken automatisk sette opp dokumentet ferdig utfylt med riktige kontakt og person, slik at feil elimineres og man sparer mye tid. I eksempelet nedenfor med 102 prosjekter av typen «bo-enheter», fører dette til at tilbudsdokumenter og offentlige skjemaer o.l. fylles ut enkelt, raskt og feilfritt hver gang. Dersom oppdragsgiver, byggherre, kontakt-bygningsrådet, osv.., ikke er registrert inn varsler systemet at dokumentet ikke kan settes opp riktig automatisk. Det finnes også en prioritering, som brukes for å beregne forsinkelse for hvert enkelt prosjekt. Ofte vil oppgavene som er definert i håndboken være av ulik viktighet, slik at en mindre viktig forsinkelse ikke skal komme opp på prosjektoversikten som alvorlig forsinkelse, selv om det kanskje har gått mange dager. |
| Kalender |
|
Vår kalender samler og viser avtaler for alle medarbeidere for en 4-ukers periode og viser dem som en matrise med fargekoding for å vise arbeidsbelastning. Matrisen kan vises gruppert pr brukergruppe, kunde eller prosjekt, med forskjellige former for detaljvisning. Nye avtaler opprettes raskt og effektivt fra matrisen, med mindre behov for å skrive inn data enn ved vanlig registrering. |
| Oversikter |
| Vi har flere forskjellige oversiktsbilder over prosjekter og dokumenter, som gjør det enkelt å finne frem i store mengder data. |
| Dokumentsøk |
| Epost |
|
Epost-funksjonaliteten I standard SuperOffice er utmerket til generellt bruk, men kommer litt til kort i en prosjektrettet arbeidssituasjon. Derfor har vi laget noen utvidelser for å gjøre en mer effektiv postgang mulig. |
| ... |